Externaliser votre permanence téléphonique : 5 bonnes raisons

Tôt ou tard, une entreprise qui s’agrandit doit faire un choix important concernant sa permanence téléphonique. Est-il judicieux d’externaliser celle-ci ou vaut-il mieux la gérer en interne ? Sous-traiter cette fonction est devenu une norme pour grand nombre de sociétés. De nombreuses raisons peuvent expliquer ce choix. Voici notamment une sélection des meilleurs arguments en faveur de l’externalisation de la permanence téléphonique.

1 — Pas de dépenses pour le recrutement et la formation

Pour traiter un grand nombre d’appels, vous devez mettre sur pied une équipe. Constituer l’équipe qui composera le secrétariat téléphonique implique des coûts, des efforts et du temps associés à la publication des offres d’emploi, à la sélection des candidats et à tout le processus d’embauche. Qui plus est, vous devez également embaucher des personnes pour les gérer. Ce qui représente beaucoup d’embauches surtout si vous avez besoin d’une équipe qui sera disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, tout au long de l’année.

Il est également important de former cette équipe. La formation au secrétariat téléphonique peut prendre des mois. Ce qui représente une autre dépense. Ajoutez à cela les salaires, les avantages sociaux et les congés payés. En prenant tout cela en compte, il est bien moins cher et plus efficace d’externaliser la permanence téléphonique pour beaucoup d’entreprises.

2 — Il n’est pas nécessaire d’investir dans une infrastructure de télécommunication

Il est crucial d’avoir une infrastructure qui saura assurer le fonctionnement d’un centre d’appels. Les téléphones, les mobiliers comme les bureaux, les licences de logiciels en font partie. L’entreprise doit également investir des fonds considérables pour offrir un espace dédié à ce département.

Lorsqu’une société opte pour l’externalisation, elle a l’avantage de travailler avec une équipe qui a déjà tout en place. C’est-à-dire que ce partenaire a déjà investi dans l’espace de bureau, l’équipement ainsi que les programmes nécessaires au bon fonctionnement d’un centre d’appels.

3 — Améliore la qualité du service à la clientèle

Un bon service à la clientèle est crucial pour le succès d’une entreprise. Les informations se propagent rapidement avec les médias sociaux, les technologies mobiles ainsi que différentes autres innovations modernes. En d’autres mots, les retours des clients satisfaits ou insatisfaits vont se savoir rapidement et par un grand nombre de personnes.

Les sociétés proposant des services de centre d’appels sont spécialisées dans les services à la clientèle. Elles peuvent offrir différentes solutions permettant de satisfaire et de fidéliser les clients. Cette attention personnalisée peut être difficile à obtenir sans expérience probante dans le domaine du service à la clientèle.

4 — La possibilité de gérer en permanence des clients où qu’ils soient dans le monde

Bon nombre d’entreprises fonctionnent sur de multiples fuseaux horaires et s’occupent de clients qui ont des besoins linguistiques différents. Même à l’intérieur des frontières françaises, avoir des opérateurs téléphoniques parlant d’autres langues (notamment l’anglais) devient une nécessité.

Il existe des centres d’appels qui peuvent fournir des services permettant de prendre en charge plusieurs langues. Cela permet de gérer tous les appels à toute heure du jour et de la nuit. Cela signifie que vous pouvez offrir une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 aux clients avec des téléconseillers bilingues ou multilingues. Qui plus est, le coût sera bien inférieur à celui que vous pourriez obtenir par vos propres moyens. La gestion de centre d’appels 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 en interne engendre un cout prohibitif pour la plupart des sociétés.

5 — Lancer les nouveaux produits et services plus rapidement et efficacement

Le lancement d’un nouveau produit, service ou campagne marketing représente un travail énorme. Avec un service professionnel permettant de gérer les appels entrants, vous aurez l’opportunité de le faire plus rapidement et facilement. Vous n’aurez pas à former le personnel interne pour répondre aux questions sur la campagne, le nouveau produit ou le service. Il vous suffira de communiquer les détails de ces derniers à votre centre d’appel partenaire et de le laisser les gérer.

À noter également que les centres d’appels ont la possibilité de vous fournir une grande quantité d’informations utiles sur les appels, les réactions des clients ainsi que d’autres paramètres importants à analyser. Vous disposez ainsi de ressources essentielles vous permettant d’améliorer vos produits et services ou même d’en développer d’autres.